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Office Manager (m/w/d) in Gelsenkirchen – Brand Addition GmbH | Jobsegel

Office Management: Du organisierst den täglichen Büroablauf, bearbeitest Post und zentrale E-Mail-Postfächer, koordinierst Termine und Besucher:innen und stellst die Versorgung mit Büro-, Meeting- und Verbrauchsmaterialien sicher.
HR-Administration und Recruiting: Du unterstützt bei Stellenausschreibungen, Bewerbermanagement, Interviewkoordination sowie bei der Erstellung und Ablage von Vertrags- und Personaldokumenten.
Onboarding und Offboarding: Du koordinierst alle administrativen Schritte für Ein- und Austritte, darunter System- und Payroll-Anlage, IT-Tickets, Arbeitsplatzvorbereitung, Welcome-Unterlagen und Austrittsprozesse.
Mitarbeitendenbetreuung: Du bist erste Ansprechperson für organisatorische Fragen zu Richtlinien, Benefits, Payroll, Krankenversicherung und koordinierst bei Bedarf mit zuständigen internen oder externen Stellen.
Payroll-Vorbereitung und Zeitwirtschaft: Du sammelst und prüfst die monatlich relevanten Informationen, bereitest Meldungen, Auswertungen und Erstattungen vor und arbeitest eng mit unserem externen Payroll-Dienstleister zusammen.
Abwesenheiten und Gesundheit: Du pflegst Krankmeldungen, forderst erforderliche Nachweise an, erstellst Auswertungen und koordinierst Rückkehrgespräche, soweit erforderlich.
Dokumentation und Compliance: Du hältst Personal- und Office-Unterlagen sowie relevante Systeme und Ablagen aktuell und unterstützt bei administrativen Themen des deutschen Arbeitsrechts.
Gebäude, Lieferanten und Arbeitssicherheit: Du koordinierst Facility Management, Vermieter, Sicherheitsunternehmen und weitere Dienstleister und unterstützt bei H&S-Terminen, Unterlagen, Prozessen und arbeitsmedizinischen Vorsorgen.
IT-Koordination: Als zentrale lokale Ansprechperson stimmst du Hardware-, Mobiltelefon-, Telefonanlagen- und Zugangsanforderungen mit der IT ab.
Fuhrparkmanagement: Du unterstützt die Administration von Firmenfahrzeugen, Angeboten, Freigaben, Fahrzeugunterlagen und Tankkarten.
Events und interne Kommunikation: Du organisierst interne Veranstaltungen, Wellbeing- und Volunteering-Aktivitäten, Trainings sowie kleine Teamaktionen und versendest entsprechende Informationen und Erinnerungen.
Ad-hoc-Unterstützung: Du hilfst bei Sonderprojekten, Trainingsvorbereitungen und bereichsübergreifenden organisatorischen Fragestellungen.

Office Manager (m/w/d)

Das bietet der Arbeitgeber

Stellenbeschreibung

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